Skal virksomheten nedbemanne? Dette må du som arbeidsgiver være oppmerksom på

Flere virksomheter opplever økt økonomisk usikkerhet, høyere kostnader og et mer krevende marked. Dette skaper behov for omstilling og kostnadsreduksjoner, og for noen arbeidsgivere innebærer det at bemanningen må reduseres.

Selv om arbeidsgiver har styringsrett til å organisere og tilpasse virksomheten, stiller arbeidsmiljøloven klare krav til både grunnlaget for og gjennomføringen av en nedbemanning. Feil i prosessen kan føre til ugyldige oppsigelser, erstatningsansvar og ressurskrevende tvister.

Denne artikkelen gir en oversikt over de viktigste rettslige kravene arbeidsgivere bør være oppmerksomme på ved planlegging og gjennomføring av nedbemanning.

Sørg for at det foreligger saklig grunn

Før virksomheten starter en nedbemanningsprosess, må det vurderes om det foreligger et reelt og dokumenterbart behov for å redusere ansatte.

Oppsigelser begrunnet i virksomhetens forhold må etter arbeidsmiljøloven § 15-7 være saklig begrunnet. Typiske eksempler kan være:

• økonomiske utfordringer,

• bortfall av oppdrag eller kunder,

• omorganisering,

• effektiviseringstiltak,

• endringer i virksomhetens drift.

Det er viktig å kunne dokumentere hvorfor nedbemanning er nødvendig, noe som ofte vil være avgjørende dersom oppsigelsen senere blir bestridt av arbeidstakeren.

Vurder hvem som skal sies opp – utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier

Det er ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver kan dokumentere et reelt behov for å redusere bemanningen. Arbeidsgiver må også foreta en saklig avgrensning av hvem som inngår i utvelgelseskretsen ved nedbemanning. Utgangspunktet er at hele virksomheten er utvelgelseskrets, og at alle ansatte derfor skal vurderes mot hverandre. Utvelgelseskretsen kan imidlertid begrenses til bestemte avdelinger, lokasjoner eller arbeidsområder dersom det foreligger saklige og forsvarlige grunner for dette. Relevante momenter ved vurderingen av en saklig avgrensing er blant annet;

• antall ansatte

• virksomhetens geografiske organisering

• praktiske problemer ved å bruke hele selskapet som krets

• tidligere praksis ved nedbemanning

• enighet med tillitsvalgte

• kompetanseforskjeller.

Deretter må arbeidsgiver beslutte hvem som skal sies opp. Relevante utvelgelseskriterier er for eksempel;

• kompetanse

• ansiennitet og

• sosiale hensyn.

Ansiennitet skal som regel tillegges betydelig vekt, men arbeidsgiver skal foreta en konkret og helhetlig vurdering av alle relevante forhold.

Der arbeidsgiver vurderer å gå til masseoppsigelser – hvor minst 10 arbeidstakere skal sies opp i løpet av 30 dager, skal utvelgelseskrets og -kriterier drøftes med tillitsvalgte for de ansatte. Enighet med tillitsvalgte om krets og kriterier blir tillagt vekt ved saklighetsvurderingen.

Gjennomfør drøftelsesmøte før beslutning tas

Før oppsigelse besluttes, skal arbeidsgiver gjennomføre et drøftelsesmøte med arbeidstakeren. Møtet skal sikre et godt beslutningsgrunnlag og en forsvarlig prosess ved at arbeidstakeren får anledning til å uttale seg før beslutning tas.

I møtet bør du:

• redegjøre for bakgrunnen for den planlagte nedbemanningen,

• forklare hvorfor den aktuelle stillingen vurderes som overtallig,

• understreke at det ikke er truffet noen endelig beslutning,

• gi arbeidstakeren anledning til å komme med innspill og informasjon som kan ha betydning for vurderingen.

Det er viktig å dokumentere møtet skriftlig. Referatet kan få stor betydning dersom det senere oppstår uenighet om prosess. Domstolene er tilbakeholdne med å overprøve arbeidsgivers forretningsmessige vurderinger, men krever at beslutningen bygger på et reelt og forsvarlig grunnlag.

Vurder alltid annet passende arbeid

Før en oppsigelse kan gjennomføres, må du vurdere om det finnes annet passende arbeid som kan tilbys arbeidstakeren.

Vurderingen må være konkret og reell. Det er ikke tilstrekkelig å slå fast at det ikke finnes ledige stillinger uten å foreta nødvendige undersøkelser.

Dersom virksomheten er en del av et konsern, må det også tas en vurdering av om det finnes passende stillinger i andre selskaper i konsernet.

Unnlater du å foreta en forsvarlig vurdering av alternative arbeidsmuligheter, kan oppsigelsen anses som ugyldig dersom det senere oppstår en tvist med arbeidstakeren.

Vær særlig oppmerksom ved foreldrepermisjon og sykefravær

Nedbemanning av ansatte under foreldrepermisjon eller sykefravær, krever ekstra varsomhet. Dette gjelder tilsvarende om vedkommende nylig har hatt det. Selv om oppsigelsen også da kan være lovlig, må du kunne dokumentere at permisjonen eller sykefraværet ikke har hatt betydning for beslutningen. I slike saker er det ofte et skjerpet fokus på dokumentasjon, utvelgelseskriterier og saksbehandling.

Husk arbeidstakerens fortrinnsrett

Dersom en arbeidstaker sies opp på grunn av virksomhetens forhold, vil vedkommende som hovedregel ha fortrinnsrett til ny ansettelse i ett år etter utløpet av oppsigelsestiden.

Hvis virksomheten får behov for ny arbeidskraft i denne perioden, må du derfor vurdere om den tidligere arbeidstakeren har krav på stillingen før andre kandidater ansettes.

Sørg for at oppsigelsen oppfyller lovens formkrav

Dersom beslutning om oppsigelse tas, må oppsigelsen utformes i samsvar med arbeidsmiljølovens krav. Feil eller mangler i oppsigelsen kan få betydning for oppsigelsens gyldighet, og vil alene kunne medføre erstatningskrav.

Oppsigelsen skal blant annet inneholde informasjon om:

• begrunnelsen for oppsigelsen,

• retten til å kreve forhandlinger,

• retten til å reise søksmål,

• retten til å fortsette i stillingen under en eventuell tvist,

• fortrinnsrett til ny ansettelse,

• hvem som er korrekt saksøkt ved en eventuell rettssak.

Vær forberedt på forhandlinger

Arbeidstakeren kan kreve forhandlinger innen to uker etter mottatt oppsigelse.

Dersom et slikt krav fremsettes, skal forhandlingsmøte avholdes innen to uker. Formålet er å forsøke å løse saken uten rettslig prosess.

En grundig og korrekt gjennomført nedbemanningsprosess vil ofte redusere risikoen for konflikter og tvister.

Få juridisk bistand tidlig i prosessen

Nedbemanning krever mer enn bare et økonomisk behov for kostnadsreduksjoner. Arbeidsgiver må kunne dokumentere saklig grunn, foreta korrekte utvelgelser, vurdere omplassering og følge lovens prosessuelle krav.

Ved å innhente juridisk bistand tidlig kan virksomheten redusere risikoen for kostbare feil og sikre at prosessen gjennomføres på en trygg og effektiv måte.

Rede Advokater bistår arbeidsgivere med planlegging og gjennomføring av nedbemanningsprosesser, herunder vurdering av saklig grunn, utvelgelseskriterier, drøftelsesmøter, oppsigelser og håndtering av tvister.